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Introducción

Entendemos por arqueo o cuadre de caja, el cierre del turno de un TPV. Es en el momento de finalizar un turno, cuando realizan este cierre y hacen el recuento del dinero que tienen en el cajón y lo introducen en el sistema. Tenemos que tener en cuenta que existen distintos tipos de cierre y distintas formas de realizarlo.

Lo más habitual será que en un local hagan un único cierre por cada TPV.  No obstante, también nos encontraremos locales que hagan más de un cierre por día, diferenciando así distintas sesiones dentro de un mismo día. O locales que en vez de hacer un cierre por cada TPV hagan un único cierre de todos los TPVs conjuntamente. 

Vamos a ejemplificar paso por paso el tipo de cierre más habitual.

Realización del arqueo en el TPV (Z)

Para realizar el arqueo en el TPV hay que pulsar sobre:

Otros --> Arquear --> Z

Entonces el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:

El sistema nos muestra directamente, una ventana donde introducir el dinero que tenemos realmente en el cajón. Es un arqueo "ciego", lo cual quiere decir que, en este momento, no sabremos cuánto dinero deberemos encontrar en el cajón realmente. Esto se hace por motivos de seguridad y de fiabilidad. De este modo el empleado no "busca" lo que tiene que haber en el cajón, sinó que introduce lo que realmente hay en el cajón.

Para la introducción del efectivo pulsaremos el botón ´Desglose´. Y se nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Esta pantalla de introducción nos permite ir introduciendo, moneda por moneda, la cantidad de monedas que tenemos de cada uno de los tipos. De modo que facilita la introducción de la caja y evita los errores de cálculo. Pulsaremos la cantidad de monedas e intro. Si algún tipo no lo tenemos, lo podremos saltar pulsando intro sin introducir ninguna cantidad o colocándonos directamente en la casilla correspondiente.

Una vez introducido el efectivo lo veremos del siguiente modo y pulsaremos sobre el botón ´Aceptar´.

Para la introducción del importe cobrado en tarjeta, nos colocaremos sobre la fila correspondiente a la tarjeta y pulsaremos el botón ´123´. Nos aparecerá una calculadora donde podremos ir introduciendo los totales de los comprobantes del datáfono e irlos sumando o, bien, introducir el total del importe cobrado en tarjeta que se puede consultar en el datáfono del banco. Cuando lo tengamos introducido pulsaremos el botón ´Aceptar´.

Cuando tengamos todas las formas de pago introducidas pulsaremos sobre el botón ´Recalcular´.

Una vez en esta pantalla se nos mostrarán dos nuevas columnas:

Importes teóricos (Teor. Euro): En esta columna veremos el importe que deberíamos haber encontrado en el cajón. Es decir, lo que con todos los movimientos introducidos en la caja, el sistema calcula que es lo que tenemos que tener en el cajón.

Diferencia (Dif.): En esta columna veremos la diferencia entre lo que tendría que haber y lo que hemos contado que es lo que realmente hay. Los importes que encontremos en esta columna deberían ser los más próximos a 0 posibles. En el caso que, llegados a este punto, esta columna diferencia mostrara un importe muy grande. Se podría volver a recontar la caja usando de nuevo los botones ´Desglose´ y ´123´ respectivamente. A veces es posible que algún billete quede escondido o no se cuente correctamente. Si se encontrara alguna diferencia se podría rectificar y volver a pulsar el botón ´Recalcular´ para volver a recalcular los importes.

De todos modos, hay que tener en cuenta, que en el caso que se haya introducido un importe y se haya rectificado a posteriori, lo primeros datos introducidos en el arqueo siempre quedarán grabados y se verán en la Z impresa bajo el título de ´Importe original´. También podremos ver estas rectificaciones en la consulta del BackOffice que encontraremos en Arqueos --> ´Modificaciones de Arqueos´.

Independientemente de que finalmente hayan diferencias de caja, lo importante es que en la columna de ´Real Euro´ lo que tiene que quedar definitivamente es lo que realmente tenemos en el cajón en el momento de realizar el cierre. En el momento en que ya tengamos introducido y recontado, en caso necesario el real. Pulsaremos sobre el botón ´Aceptar´.

En este momento nos aparecerá una ventana indicándonos que se están procesando los datos

Hay que tener en cuenta que en este momento se generan todas las consultas acumuladas que después podremos consultar en el BackOffice. Estas consultas son las que encontraremos dentro del apartado de ´Consultas históricas´. Si por algún momento no se hiciera correctamente la Z, estas consultas no quedarían bien generadas. Para volverlas a generar podríamos, o bien, volver a realizar la Z correctamente, o bien usar la opción del BackOffice:

Utilidades --> Reacumular ventas

Al terminar se nos imprimirá un comprobante del arqueo y se nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Contestaremos que Sí, para finalizar del todo el arqueo y apagar el TPV. En el caso de que el local siga abierto y se vaya a abrir un nuevo turno, pulsaremos que No y el sistema ya nos dará la opción para iniciar el siguiente turno.

Impresión del arqueo (Z). Explicación de los campos.

A continuación explicaremos el detalle de los campos que aparecen en la Z impresa. Hay que tener en cuenta que la información que aparece en la Z es configurable y puede variar de un cliente a otro según su configuración específica, pero estos son los campos que se configuran por defecto y que tienen la mayoría de los clientes. 

Número de (Z): Este campo es, sencillamente, un contador. Del mismo modo que los tickets son y tienen que ser correlativos, las Zs también deben serlo. De modo que cada día, el número de Z se incrementará un número respecto a la anterior. 

Fecha Arqueo: Es la fecha del cuadre realizado. Hay que tener en cuenta que una sesión puede abrirse un día, en el ejemplo el día 07/11/2016 y podría continuar hasta el día siguiente. Si el local cierra más tarde de las 00h, el día del calendario ya sería el día 08/11, pero la fecha de la sesión continuaría siendo el día 07/11/2016 hasta el momento en que se realice la Z. Es decir, todas las ventas, independientemente de si son realizadas más tarde las 00h, las encontraríamos al consultar las ventas de la fecha en que se ha abierto la sesión.

Sesión: El número de sesión de la cual se ha realizado el arqueo. En el caso de que se haga una única sesión diaria ésta sería siempre la 1. En el caso de que se haga un turno de mañana y uno de tarde, por ejemplo, encontraríamos la sesión 1 y la 2, respectivamente.

TPV: Se nos mostará aquí el TPV a que corresponde el arqueo. En el caso de que el local hiciera un único cierre para todos los TPVs, veríamos en este campo la descripción ´Todos los TPVs´. 

Camarero: Veremos aquí el nombre del empleado que ha realizado el arqueo.

Datos Arqueo: Este es el cuadre del arqueo que hemos visto en el momento de realizar el arqueo, donde se nos muestra para cada una de las formas de cobro, el importe teórico (que deberíamos haber encontrado en el cajón), el importe real (que es el que se ha encontrado realmente) y la diferencia (entre lo que debería haber y lo que realmente hay). 

Total: Es el resumen de las distintas formas de cobro. Es importante porque aunque la caja puede descuadrar en efectivo y en tarjeta, las diferencias se podrían compensar entre sí. Este sería el caso, por ejemplo, que se haya cobrado un ticket en el sistema en efectivo cuando realmente se ha cobrado en tarjeta. Lo importante, finalmente, es la diferencia global del arqueo. 

Gastos e Ingresos: En el caso que se haya realizado algún ingreso extra o algún pago con dinero del cajón, estos se deberán introducir en el sistema (ver apartado Introducción de los gastos e ingresos) y aparecerán en este punto del arqueo reflejado. 

Entregas y Cambio: Nos mostrará el cambio de caja de la sesión, es decir el dinero que había en el cajón antes de empezar la sesión. Algunos clientes le llaman ´fondo de caja´ o ´saldo inicial´ (para ver más información sobre como se introduce el cambio ver el apartado Introducción del cambio.) También nos mostrará si se han realizado entregas (salidas de efectivo de la caja) durante la sesión. (para ver más información ver el apartado  Introducción de las entregas)

Núm. tickets sesión: campo informativo donde nos muestra la cantidad total de tickets realizados en la sesión.

Núm. artículos vendidos: campo informativo que nos muestra la cantidad total de artículos que se han vendido en la sesión.

PAXs sesión: campo informativo que nos muestra la cantidad de comensales que se han especificado al abrir las mesas durante la sesión.

Tickets anulados: En el caso que los hubiera nos mostraría un resumen de los tickets que se han anulado, especificando el número de ticket y su importe.

Abonos: Nos muestra el detalle de los artículos que han sido anulados. Tanto si provienen de un ticket anulado como si se han abonado (vendido en negativo) manualmente en un ticket. 

Ventas por camarero: Nos muestra un resumen de las ventas por cada uno de los camareros, con el importe vendido, número de tickets realizados y número de paxs introducidos.

Ventas por Familia: Nos muestra un resumen de todas las ventas desglosadas por familias. La cantidad de artículos vendidos de cada una de las familias y su importe.

Ventas por Punto de venta: Nos muestra un resumen de las ventas diferenciadas por cada zona.

Resumen de descuentos: Veríamos aquí un resumen del número de invitaciones y/o descuentos realizados en la sesión junto con los importes que se han descontado y/o invitado.

Total recaudación: Esta última cifra puede considerarse la más importante del comprobante, ya que es finalmente, la que muestra el importe total de las ventas que se han realizado. El importe total que viene dado por toda la venta (la suma del total de todos los tickets que se han realizado en el TPV). 


Entender el cuadre de caja

 En el resumen anterior, se muestran los campos más importantes marcados en color rojo. Hay que entender todos ellos y se relación para comprender en profundidad de donde salen las cifras en un arqueo de caja. 

Vamos a realizar la explicación usando el ejemplo anterior:

 

Total de ventas (total recaudación): 386.20€ (son todas las ventas del día, que estarán diferenciadas en cada uno de los tickets en los distintas formas de cobro: efectivo, tarjeta, ....)

Cambio:                                       +   100.00€ (el saldo con el que hemos empezado a la sesión, el arqueo ya tiene en cuenta que este dinero lo encontraremos en el cajón sumado a las ventas)

Entregas:                                     -       0.00€ (si se han realizado salidas de dinero de la caja se reflejarán como entregas, ya se tiene en cuenta que este dinero se encontrará restado del cajón)

Gastos:                                        -       6.10€ (la suma de los gastos que se han realizado con dinero del cajón, el arqueo ya tiene en cuenta que este dinero será restado de las ventas)

Ingresos:                                     +       0.00€ (si se hubiera realizado ingresos especiales, por ejemplo, de la máquina de tabaco, se tiene en cuenta que este dinero se encontrará sumado al cajón)

                                                       -------------

Total Teórico:                                   480.10€ (es el total de dinero que tienen que tener globalmente en el cajón, lo podrán ver también detallado por las formas de pago)

 

Total Real:                                        478.65€ (es la suma de los importes contabilizados e introducidos por el empleado que ha realizado la caja)

Total Diferencia:                                 - 1.45€ (es la diferencia entre lo que tenía que haber en el cajón y lo que realmente hay en el cajón). 

 

Posibles motivos para los descuadres de caja

Los descuadres de caja son, tal y como comentábamos, la diferencia entre lo que el sistema muestra que tiene que haber en el cajón y lo que el empleado que hace el recuento encuentra realmente en el cajón.

La diferencia de caja siempre tiene que ser los más próxima a 0 posible. Es normal que existan diferencias de caja, pero siempre deberían ser cantidades consideradas pequeñas.

Los motivos más habituales que explican los descuadres son:

  •  Se ha dado mal uno o más cambios (esto suele pasar cuando se realizan muchas ventas de importes muy pequeños. Los empleados tienden a hacer el cálculo del cambio a devolver de cabeza y pueden equivocarse). Esta diferencia de caja suele estar siempre implícita en los cuadres pero tendría que representar una pequeña diferencia de caja, considerada por los locales como normal. 
  • No se ha introducido algún pago de caja (es muy frecuente que en los locales se realicen pagos de la caja. Es decir se saque dinero del cajón para pagar a un proveedor. Si este dinero no se introduce como gasto en el sistema, al hacer la Z nos mostrará que nos falta eso dinero y nos descuadrará la caja. Siempre hay que revisar que tengan todos los gastos introducidos).
  • El cambio no se corresponde con la realidad (si por algún motivo el cambio no se ha introducido correctamente, entonces el dinero teórico que pondrá que debemos encontrar tampoco se corresponderá con la realidad). 
  • Han contado y /o introducido mal las cantidades al realizar la Z (habrá que rectificar las cantidades introducidas para que cuadren).
  • Alguien ha cogido dinero de la caja sin justificación

Cuando la caja descuadra, muchas veces atañen los problemas a que la máquina no suma bien o el sistema ha hecho algo raro. La mayor parte de las veces, los problemas no tienen nada que ver con el sistema, porque como ya sabemos, los ordenadores suman bien.
De todos modos, es posible que puedan darse darse algunas explicaciones informáticas al descuadre de caja, que serían muy evidentes:
  •  Las ventas no se corresponden a la sesión en curso (si por ejemplo el día anterior no hicieron la Z correctamente y siguen trabajando con la fecha anterior, de este modo se estaría sumando las ventas del día a las ventas que ya se hicieron el día anterior con lo cual no se correspondería al dinero que hay en caja).
  • Hacen el arqueo únicamente en un TPV y uno de ellos se ha quedado abierto en una sesión anterior (sería lo mismo de lo de caso de arriba pero únicamente en un TPV). 
  • Tienen más de un TPV pero hacen el arqueo únicamente en uno de ellos y el otro lo tienen en OFF (sin conexión con el servidor). Si este es el caso, las ventas del TPV que está en OFF no aparecerán reflejadas en el TPV en el que realizan la Z. Primero tendrían que solucionar el problema del OFF de forma que ya se actualizarían todas las ventas. 


Cómo actúar ante un descuadre de caja

Aunque sabemos de sobra que los ordenadores suman bien, se puede comprobar que la caja cuadra. Es decir, que los importes teóricos que el sistema muestra que tenemos que tener, se corresponden realmente a todos los movimientos que se han introducido en el sistema.

A partir de aquí, la única persona que puede saber el motivo por el cual se ha producido el descuadre es la persona que realmente está en caja y sabe los movimientos reales que se han hecho. Sí podemos, no obstante, ayudar a esta persona a analizar la Z para descubrir si encuentra el motivo del descuadre para poder solucionarlo.


Para mostrar que el total recaudación de la Z se corresponde a la suma de todos los tickets podemos ver la consulta:

Consulta de ventas --> Resumen IVA tickets

En esta consulta se mostrará un resumen de todos los tickets realizados durante la sesión. Lo que tenemos que comprobar en este resumen es que encontremos las ventas de todos los TPVs, los tickets serán consecutivos y podremos comprobar que van, aproximadamente desde que se abre el centro de negocio hasta que se realiza el cuadre de caja. Si hay dudas, es bueno mostrarle este resumen a la persona que realiza la caja para que compruebe que todo está correcto. 

Entonces le podremos comparar el importe total con el que le muestra en los datos del arqueo. Recordemos: 

Total de ventas (total recaudación): 386.20€ (son todas las ventas del día, que estarán diferenciadas en cada uno de los tickets en los distintas formas de cobro: efectivo, tarjeta, ....)

Cambio:                                       +   100.00€ (el saldo con el que hemos empezado a la sesión, el arqueo ya tiene en cuenta que este dinero lo encontraremos en el cajón sumado a las ventas)

Entregas:                                     -       0.00€ (si se han realizado salidas de dinero de la caja se reflejarán como entregas, ya se tiene en cuenta que este dinero se encontrará restado del cajón)

Gastos:                                        -       6.10€ (la suma de los gastos que se han realizado con dinero del cajón, el arqueo ya tiene en cuenta que este dinero será restado de las ventas)

Ingresos:                                     +       0.00€ (si se hubiera realizado ingresos especiales, por ejemplo, de la máquina de tabaco, se tiene en cuenta que este dinero se encontrará sumado al cajón)

                                                       -------------

Total Teórico:                                   480.10€ (es el total de dinero que tienen que tener globalmente en el cajón, lo podrán ver también detallado por las formas de pago)

Se lo podemos mostrar con la calculadora, haciendo las operaciones y mostrarle que le coincide con el apartado de la Z:

A partir de aquí, los datos reales, que son lo que ellos han introducido en el cajón, el sistema ya no los puede justificar, ya tiene que ser la persona que toca realmente y que hace la caja la que justifique por qué motivo hay un importe u otro y explique la diferencia. 

 

Rectificar un arqueo

Para rectificar el arqueo teórico

En el caso de que el teórico esté mal, sólo habrá dos posibilidades:

 

Para rectificar el arqueo real

Podemos rectificarlo des del FrontOffice (para más información ver Abrir una sesión de un día anterior del FrontOffice). O bien, de una forma más sencilla, sin molestar mientras están trabajando en el TPV, rectificarlo des del BackOffice.

Para ello iremos a la opción:

Arqueos --> Arqueo de TPV / Camarero

 

Aquí veremos una pantalla como la siguiente (el contenido de ésta son los mismos datos del arqueo que se nos muestran al realizar la Z des del TPV). 

Para modificar el efectivo, deberíamos pulsar sobre el botón ´Desglose...´ 

 

Cambiamos por las cantidades correspondientes y pulsamos sobre ´Aceptar´.

También podríamos modificar el resto de las formas de pago. Y si fuera necesario también el cambio, pulsando sobre el botón ´Modificar´.

Cuando estuviera todo correcto ya podríamos pulsar sobre ´Aceptar´.

 

Si se necesita, se podría sacar de nuevo, el comprobante de la Z impresa con estas modificaciones, des del FrontOffice, siguiendo la ruta:

Otros --> Arquear --> Reimprimir Z

 

Distintas configuraciones de arqueo

Existen varios parámetros que nos permiten configurar el arqueo para que funcione distintas formas concretas. Según la forma específica de trabajar de cada cliente podrá tener configurada una forma u otra:

 

Arqueo con cambio fijo

Esta es la forma de trabajar más habitual. La mayoría de centros de negocio trabajan con un cambio fijo, es decir, la misma cantidad de cambio para todas las sesiones. Para evitar tener que introducir este cambio cada sesión. Se puede configurar este cambio para que aparezca de forma automática al iniciarse la sesión.

Lo configuraremos en el BackOffice, en la opción:

Mantenimientos --> Tpvs

 

Cada TPV tendrá su cambio específico configurado. En el caso que hagan un único arqueo para todos los TPVs, configuraremos este cambio en el TPV1.

En este caso, tenemos un cambio fijo configurado de 100€. El camarero por el cambio, es el que camarero que constará que ha introducido este cambio. Suele configurarse el encargado del local que es el que normalmente se encarga también de introducir el cambio.

 

Arqueo con cambio variable en función del ingreso

Existe una forma bastante habitual de trabajar que es que el cambio varíe en función del día. Dependiendo de la cantidad que se haya recaudado, la persona que hace la caja decide que cantidad va a retirar y el resto quedaría como cambio para la siguiente sesión.

Esto se configura con el parámetro del FrontOffice: 

Solicitar la cantidad a ingresar en el banco al hacer la Z

 

En el caso de que este parámetro esté activado, haremos la Z de la forma habitual, pero al terminar aparecerá la siguiente pantalla:

En esta pantalla se deberá especificar la cantidad de dinero que se retira del cajón y se pone en el sobre de la recaudación. De esta forma, el sistema tendrá en cuenta el total que se había introducido que había en el cajón, menos la cantidad que se retirar (especificada en esta pantalla), dará el cambio para la siguiente sesión.

 

Se nos imprimirá un resumen al pie de la Z de forma informativa:

 

En el ejemplo anterior, se había contado que en el cajón había 351.90€ en efectivo:

 

De modo que, 351.90€ - 250€ retirados = para la siguiente sesión se encontrarán en el cajón 101.90€ de cambio.

Al iniciar la nueva sesión, se imprimirá automáticamente el comprobante del cambio con esta cantidad. 

Tal y como se muestra entonces, el cambio irá variando cada día dependiendo de la cantidad de dinero que haya en el cajón y la cantidad de dinero que se retire diariamente.